Održavanje, unapređenje i proširenje informacionog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade CCrne Gore, kao i povezivanje sa drugim informacionim sistemima (hostovanih na domenu gov.me) od značaja za ostvarenje cilja administracija bez papira

CEJN ID

117645

Procedure

Open procedure

Contract type

Services

CPV classification

50312610Repair and maintenance

PREDMET NABAVKE 1. MINISTARSTVO JAVNE UPRAVE - Održavanje, unapređenje i proširenje informacionog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore, kao i povezivanje sa drugim informacionim sistemima (hostovanih na domenu gov.me) od značaja za ostvarenje cilja administracija bez papira CPV: 50312610 Procijenjena vrijednost: 206611.57 EUR USLOVI UČEŠĆA 1. Izjava privrednog subjekta: Ponuđač podnosi izjavu privrednog subjekta kojom garantuje da će u toku trajanja postupka javne nabavke i realizacije ugovora o javnoj nabavci ispunjavati sve uslove za učešće u postupku javne nabavke i da ne postoji osnov za isključenje iz postupka javne nabavke, predviđen tenderskom dokumentacijom. Ponuđač je dužan da u izjavi privrednog subjekta navede potpune, jasne i tačne podatke. U slučaju podnošenja zajedničke ponude, izjavu privrednog subjekta daje svaki član zajedničke ponude, a ako je ponuda podnijeta sa podugovaračem i svaki podugovarač. Izjava privrednog subjekta sačinjava se u elektronskom obliku. 2. U postupku javne nabavke može da učestvuje samo privredni subjekat koji: 1) nije pravosnažno osuđivan i čiji izvršni direktor nije pravosnažno osuđivan za neko od krivičnih djela sa obilježjima: a) kriminalnog udruživanja; b) stvaranja kriminalne organizacije; c) davanje mita; č) primanje mita; ć) davanje mita u privrednom poslovanju; d) primanje mita u privrednom poslovanju; dž) utaja poreza i doprinosa; đ) prevare; e) terorizma; f) finansiranja terorizma; g) terorističkog udruživanja; h) učestovanja u stranim oružanim formacijama; i) pranja novca; j) trgovine ljudima; k) trgovine maloljetnim licima radi usvojenja; l) zasnivanja ropskog odnosa i prevoza lica u ropskom odnosu; sto se dokazuje na osnovu uvjerenja, potvrde ili drugog akta nadležnog organa izdatog na osnovu kaznene evidencije, u skladu sa propisima države u kojoj privredni subjekat ima sjedište, odnosno u kojoj ovlašćeno lice tog privrednog subjekta ima prebivalište. 3. U postupku javne nabavke može da učestvuje samo privredni subjekat koji je izmirio sve dospjele obaveze po osnovu poreza i doprinosa za penzijsko i zdravstveno osiguranje, o kojima evidenciju vodi organ uprave nadležan za naplatu poreskih prihoda, odnosno nadležni organ države u kojoj privredni subjekat ima sjedište, što se dokazuje na osnovu uvjerenja, potvrde ili drugog akta koji izdaje organ uprave nadležan za naplatu poreskih prihoda, odnosno nadležni organ države u kojoj privredni subjekat ima sjedište. 4. Rok važenja ponude je 60 dana od dana otvaranja ponuda. 5. Mjesto izvršenja ugovora je Ministarstvo javne uprave, na adresi Rimski trg br 45, 81.000 Podgorica 6. Ponuđač je dužan dostaviti bezuslovnu i na prvi poziv naplativu garanciju ponude u iznosu od 2 % procijenjene vrijednosti javne nabavke, kao garanciju ostajanja u obavezi prema ponudi u periodu važenja ponude i 8 dana nakon isteka važenja ponude. Garancija ponude će se aktivirati ako ponuđač: 1) odustane od ponude u roku važenja ponude i/ili 2) odbije da zaključi ugovor o javnoj nabavci. Garancija ponude podnose se u elektronskom obliku putem ESJN. Izuzetno ako ponuđač ne može da garanciju ponude podnese u elektronskom obliku, dužan je da putem ESJN dostavi kopiju garancije ponude, a da original garancije ponude dostavi, odnosno uruči naručiocu neposredno ili putem pošte preporučenom pošiljkom najkasnije prije isteka roka za podnošenje ponuda 7. Način plaćanja je virmanski. 8. Ponuđač je dužan da dostavi dokaz o uspostavljenom sistemu upravljanja kvalitetom: Certifikat ISO 9001; 9. Ponuđač je dužan da dostavi dokaz o uspostavljenom sistemu upravljanja sigurnošću informacionih sistema: Certifikat ISO 27001; 10. Rok za izvršenje usluge unapređenja i proširenja Sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore, u skladu sa specifikacijom je 90 dana od dana dostavljanja pisanog zahtjeva naručioca. Rok za izvršenje usluge održavanja cjelokupnog informacionog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore u skladu sa specifikacijom je godinu dana od dana isteka postojeceg ugovora o odrzavanju tj od dana 20.12.2026.godine. 11. Plaćanje usluge održavanja će se vršiti na mjesečnom nivou u roku od 30 dana od dana dostavljanja fakture, uz dostavljanje mjesečnih izvještaja o realizovanim aktivnostima. Plaćanje usluge unapređenja će se vršiti u roku do 30 dana od dana dostavljanja fakture uz potpisivanje zapisnika o izvršenoj usluzi svih predviđenih unapređenja koji će potpisati predstavnici naručioca i izabranog ponuđača. Uredno ispostavljena faktura i zapisnik o izvršenim uslugama potpisan od strane predstavnika Naručioca predstavlja osnov za plaćanje. 12. Privredni subjekat je dužan da posjeduje: I- iskustvo na kvalitetnom i uspješnom izvršavanju istih ili sličnih poslova iz oblasti predmeta nabavke, i to : 1. izrade i/ili održavanje IS vezanih za upravljanje dokumentima u organizacijama većim od 3000 korisnika; 2. izrade softverskih rješenja implementiranih putem tehnologija i alata koji su u skladu sa arhitekturom i tehničkom specifikacijom postojećeg rješenja; 3. analizi i optimizaciji biznis procesa; 4. pružanje podrške korisnicima u radu sa aplikativnim rješenjima onsite; Iskustvo na kvalitetnom i uspješnom izvršavanju istih ili sličnih poslova iz oblasti predmeta nabavke, dokazuje se dostavljanjem: 1. potvrdama (najmanje jedna) izdatim od strane investitora, odnosno korisnika o pruženim uslugama na izradi ili održavanju IS vezanih za upravljanje dokumentima u organizacijama većim od 3000 korisnika ili više, tokom prethodnih godina ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen; 2. potvrdama (najmanje 3) izdatim od strane investitora, odnosno korisnika o pruženim uslugama na izradi ili održavanju softverskih rješenja implementiranih putem tehnologija i alata koji su u skladu sa arhitekturom i tehničkom specifikacijom postojećeg rješenja, tokom prethodnih godina ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen; 3. potvrdama (najmanje 3) izdatim od strane investitora, odnosno korisnika o pruženim uslugama na analizi i optimizaciji biznis procesa, tokom prethodnih godina ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen; 4. potvrdama (najmanje 3) izdatim od strane investitora, odnosno korisnika o pruženim uslugama na pružanje podrške korisnicima u radu sa aplikativnim rješenjima onsite, tokom prethodnih godina ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen. 13. Privredni subjekat je dužan da posjeduje : II- Stručni i kadrovski kapaciteti koji su potrebni za izvršenje ugovora, i to: 1. jedno (1) lice na poslu vođe projekta, 2. jedno (1) lice na poslu analitičar biznis procesa, 3. tri (3) lica na poslu Programer/developer-a, 4. dva (2) lica na poslu system inženjera , 5. jedno (1) lice na poslu UI/UX dizajnera, 6. tri (3) lica na poslu IT stručnjaka za funkcionalnu podršku. II- Posjedovanje stručnih i kadrovskih kapaciteti koji su potrebni za izvršenje ugovora, se dokazuju dokazom o načinu angažovanja radne snage (prijava na osiguranje zaposlenog, ugovor o radu, sporazum o preuzimanju zaposlenog, ugovor o korišćenju sposobnosti drugog subjekta ili drugi akt u skladu sa zakonom) za sva lica sa odgovarajućim referencama koje su potrebne za izvršenje predmeta nabavke u skladu sa zakonom i to: : 1.za vođu projekta : - Minimalno radno iskustvo od 5 godina na poslovima vođenja projekata istog ili sličnog obima, a što se dokazuje potvrdom ili drugi akt nadležnog organa izdatom od strane investitora, odnosno korisnika, o tome da je navedeno lice učestvovalo kao vođa projekta (najmanje 1). 2.za analitičar biznis procesa : - Minimalno radno iskustvo od 5 godina na analizi biznis procesa u cilju digitalizacije procesa, a što se dokazuje potvrdom ili drugi akt nadležnog organa izdatom od strane investitora, odnosno korisnika, o tome da je navedeno lice učestvovalo kao analitičar biznis procesa (najmanje 1). 3.za programer/developer: - Minimalno radno iskustvo od 3 godine na poslovima softverskih rješenja istog ili sličnog obima, a što se dokazuje potvrdom ili drugi akt nadležnog organa izdatom od strane investitora, odnosno korisnika, o tome da je navedeno lice učestvovalo kao Programer/developer (najmanje 1). 4.za sistem inženjera: - Minimalno radno iskustvo od 3 godine u tehnologiji odnosno alatima datim u ponudi, a što se dokazuje potvrdom ili drugi akt nadležnog organa izdatom od strane investitora, odnosno korisnika, o tome da je navedeno lice učestvovalo kao Sistem inženjer (najmanje 1). 5.za UI/UX dizajnera: - Minimalno radno iskustvo od 3 godine u tehnologiji odnosno softverskim alatima datim u ponudi, a što se dokazuje potvrdom ili drugi akt nadležnog organa izdatom od strane investitora, odnosno korisnika, o tome da je navedeno lice učestvovalo kao UI/UX dizajner (najmanje 1) 6.za IT stručnjaka za funkcionalnu podršku naručiocu: -Minimalno radno iskustvo od 3 godine u pružanju podrške za IS istog ili sličnog obima, a što se dokazuje potvrdom ili drugi akt nadležnog organa izdatom od strane investitora, odnosno korisnika, o tome da je navedeno lice učestvovalo kao IT stručnjak za funkcionalnu podršku naručiocu (najmanje 1). 14. Izabrani ponuđač prilikom uvođenja sistema u novi organ državne uprave mora izraditi Analizu biznis procesa i Dinamički plan implementacije. Izabrani ponuđač i naručilac će nakon završetka svih segmenata unapređenja i proširenja sačiniti i potpisati Zapisnik o izvršenoj usluzi unapređenja i proširenja. Ponuđač je dužan dostaviti Izjavu kojom garantuje naprijed navedeno 15. Nakon roka izvršenja Ugovora i isteka garantnog perioda naručilac stiče sva prava iskorišćavanja softverskog rješenja u skladu sa ovom specifikacijom. Svi planovi, specifikacije, projekti, izvještaji postaju vlasništvo naručioca. Ponuđač je dužan dostaviti Izjavu kojom garantuje naprijed navedeno 16. Napomena: Potvrde koje se uzimaju za vrednovanje moraju da se odnose na lica koja će učestvovati u realizaciji predmetne javne nabavke. KRITERIJUMI ZA IZBOR Partija 1: cijena 30 bodova; kvalitet 70 bodova. 1. Cijena 2. a) Vođa projekta – jedno lice, i izračunava se na način što se kao osnova za vrednovanje uzima broj implementiranih projekata koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a gdje je lice učestvovalo kao vođa projekta, pri čemu je broj projekata minimum 3: ukupno 20 bodova Broj implementiranih projekata u kojima je lice učestvovalo kao vođa projekta će se bodovati na sljedeći način: - Najveći broj implementiranih projekata u kojima je lice učestvovalo kao vođa projekta dobija maksimalni broj bodova (20 bodova) Ostale ponude će dobiti bodove po sljedećoj formuli: K= (Kp/Kmax) x 20 Kp – broj implementiranih projekata ponuđača, u kojima je lice učestvovalo kao vođa projekta Kmax – najveći ponuđeni broj implementarinih projekata u kojima je lice učestvovalo kao vođa projekta Parametar se dokazuje prilaganjem potvrda izdatih od strane korisnika o uspješno izvršenim uslugama u implementiranju projekata koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a u kojima je lice učestvovalo kao vođa projekta, tokom prethodnih godina, ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen. 3. b) Vodeći programer – jedno lice, i izračunava se na način što se kao osnova za vrednovanje uzima broj implementiranih projekata koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a gdje je lice učestvovalo kao vodeći programer, pri čemu je broj projekata minimum 3: ukupno 20 bodova. Broj implementiranih projekata koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a gdje je lice učestvovalo kao vodeći programer, će se bodovati na sljedeći način: - Najveći broj implementiranih projekata koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a gdje je lice učestvovalo kao vodeći programer dobija maksimalni broj bodova (20 bodova) Ostale ponude će dobiti bodove po sljedećoj formuli: K= (Kp/Kmax) x 20 Kp – broj implementiranih projekata ponuđača, koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a u kojima je lice učestvovalo kao vodeći programer: Kmax – najveći ponuđeni broj implementiranih projekata koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a u kojima je lice učestvovalo kao vođeći programer Parametar se dokazuje prilaganjem potvrda izdatih od strane korisnika o uspješno izvršenim uslugama u implementiranju projekata koji uključuju poslove planiranja i razvoja IS koji su u skladu sa arhitekturom i obimom postojećeg rješenja, a u kojima je lice učestvovalo kao vođeći programer, tokom prethodnih godina ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen. 4. c) UX/UI dizajner – jedno lice, izračunava se na način što se kao osnova za vrednovanje uzima broj implementiranih projekata na kojima je lice učestvovalo kao UX/UI dizajner, pri čemu broj projekata minimum 3: ukupno 10 bodova. Broj projekata na kojima je lice učestvovalo kao UX/UI dizajner će se bodovati na sljedeći način: - Najveći broj implementiranih projekata na kojima je lice učestvovalo kao UX/UI dizajner dobija maksimalni broj bodova (10 bodova) Ostale ponude će dobiti bodove po sljedećoj formuli: K= (Kp/Kmax) x 10 Kp – broj implementiranih projekata ponuđača, na kojima je lice učestvovalo kao UX/UI dizajner Kmax – najveći ponuđeni broj implementiranih projekata na kojima je lice učestvovalo kao UX/UI dizajner. Parametar se dokazuje prilaganjem potvrda izdatih od strane korisnika o uspješno izvršenim uslugama u implementiranju projekata na kojima je lice kojima je lice učestvovalo kao UX/UI dizajner, tokom prethodnih godina ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen. 5. d) IT stručnjaci za funkcionalnu podršku naručiocu – minimum 3 lica, izračunava se na način što se kao osnova za vrednovanje uzima broj lica koja će učestvovati u timu IT stručnjaka za funkcionalnu podršku naručiocu pri čemu ta lica moraju imati minimum 2 reference po osobi: ukupno 20 bodova. Broj lica koja će biti angažovana na projektu u okviru tima IT stručnjaka za funkcionalnu podršku naručiocu će se bodovati na sljedeći način: - Najveći broj lica koja će biti angažovana na projektu u okviru tima IT stručnjaka za funkcionalnu podršku naručiocu dobija maksimalni broj bodova (20 bodova) Ostale ponude će dobiti bodove po sljedećoj formuli: K= (Kp/Kmax) x 20 Kp – broj lica koja će biti angažovana na projektu od strane ponuđača, u okviru tima IT stručnjaka za funkcionalnu podršku naručiocu Kmax – najveći ponuđeni broj lica koja će biti angažovana na projektu u okviru tima IT stručnjaka za funkcionalnu podršku naručiocu Parametar se dokazuje prilaganjem potvrda izdatih od strane korisnika o uspješno izvršenim uslugama u implementiranju projekata u kojima je lice učestvovalo u okviru tima IT stručnjaka za funkcionalnu podršku naručiocu, tokom prethodnih godina ali ne duže od pet godina, računajući i godinu u kojoj je započet postupak javne nabavke, koje sadrže opis i vrijednost predmeta nabavke, vrijeme realizacije ugovora i konstataciju da je ugovor blagovremeno i kvalitetno izvršen. TEHNIČKA SPECIFIKACIJA 1. Unapređenje i proširenje informacionog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore, kao i povezivanje sa drugim informacionim sistemima (hostovanih na domenu gov.me) od značaja za ostvarenje cilja administracija bez papira Unapređenje IS odnosi se na: 1. Uvođenje Sistema u nove organe državne uprave koji još ne koriste sistem 2. Unapređenje dizajna IS 3. Integraciju sa komponentama CA sistema 4. Unapređenje i proširenje API modula (biblioteke API-ja) 5. Unapređenja postojećih integracija i razvoj 5 novih integracija sistema 6. Predlog rješenja za uvođenje AI modula u cilju povećanja korisničkog iskustva na sistemu. 1. Uvođenje Sistema u nove organe državne uprave koji još ne koriste sistem Uvođenje Sistema u nove organe državne uprave, maksimalno 5 (pet) koji još ne koriste sistem planiraće predstavnici naručioca i izabranog izvođača u saradnji sa zainteresovanim organima državne uprave (iz važeće Uredbe o organizaciji i načinu rada državne uprave) koji imaju sve tehničke i administrativne preduslove za uspostavljanje IS, još uvijek ne koriste sistem, a ukupan broj zaposlenih u svim organima državne uprave zajedno ne prelazi 1500 korisnika. Implementaciju sistema tim naručioca usaglasiće sa izabranim ponuđačem i predstavnicima izabranih organa u kojima će se raditi implementacija IS. Mora se planirati vrijeme potrebno za realizaciju. Implementacija obuhvata izradu Analize biznis procesa, parametrizaciju, testiranje, obuke, produkciju kao i planiranje podrške. Nakon usaglašavanja neophodno je izraditi Dinamički plan sa jasnim vremenskim okvirom za implementaciju. 2. Unapređenje dizajna IS Unapređenje dizajna IS odnosi se na kontinuirano usklađivanje dizajna IS sa Dizajn sistemom koji je Ministarstvo javne uprave razvilo za potrebe razvoja i brendiranja digitalnih platformi koje se hostuju na Private Cloud-u, odnosno na domenu gov.me (Dizajn sistem za digitalne platforme na GOV.ME domenu ), a koji se nadograđuje u skladu sa korisničkim iskustvom. 3. Integracija sa komponentama CA sistema IS je integrisan sa komponentama CA sistema koje su u prethodnom periodu bile spremne za integraciju (uslugom verifikacije kvalifkovanim elektronskim potpisom). Potrebno je kontinuirano pratiti izmjene na već integrisanim komponentama CA sistema i vršiti izmjene u cilju obezbjeđivanja pune funkcionalnosti integracije, ali i planirati integracije sa ostalim komponentama Sistema CA po njihovoj spremnosti za integraciju. Ovo se odnosi na sledeće usluge: elektronski vremenski pečat, elektronsku preporučenu dostavu, kvalifikovane usluge verifikacije kvalifkovanih elektronskog potpisa i pečata i kvalifikovane elektronske preporučene dostave, u zavisnosti od tehničke i administrativne spremnosti cjelokupnog CA sistema. 4. Unapređenje i proširenje API modula (biblioteke API-ja) Izabrani ponuđač je u obavezi da kontinuirano vrši proširenje i unapređenje API modula odnosno izloženih servisa čijim pozivom iz drugih sistema se mogu dokumenta/podaci nastali u tim drugim sistemima, smjestiti u sistem, na odgovarajući način, ali i mogućnost slanja dokumenta/podataka iz edms sistema u drugi IS. U cilju osiguranja fleksibilnosti, interoperabilnosti i daljeg razvoja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima (eDMS/eSV), ponuđač je dužan da obezbijedi otvorene, dokumentovane i proširive REST API-je. Pristup API modulu (biblioteka API-ja) obezbijeđen je kroz aplikativno rješenje eDMS i dostupan administratorima sistema sa strane Ministartsva javne uprave uz autorizovan pristup. U okviru API modula, za svaki pojedinačni API obezbijeđen je detaljan opis, metode, formate i primjere upotrebe (servis za koji se koristi i organ uprave koji ga koristi). Izabrani ponuđač treba da obezbijedi da se svi postojeći i novi (razvijeni u okviru unapređenja i proširenja sistema) API endpoint-i redovno ažuriraju u skladu sa razvojem sistema i promjenom poslovnih potreba, dokumentuju i testiraju, kao i implementiraju na način koji omogućava jednostavno korišćenje od strane eksternih sistema ili korisnika. Cilj je omogućavanje interoperabilnog, sigurnog i standardizovanog pristupa dokumentima, prilozima, podacima i predmetima, unutar javne uprave i povezanih servisa. Prilikom razvoja novih API-ja neophodno je: • Identifikovati podatke i funkcije Sistema koje treba izložiti drugim sistemima; • Koristiti standardne formate i protokole - Koristi REST, GraphQL ili SOAP protokole. Format za razmjenu podataka treba da bude JSON ili XML; • Verzionisati API – Omogućiti različite verzije (npr. gov/api/v1/, gov/api/v2/) kako bi se olakšale buduće promjene bez prekida postojećih integracija; • Dokumentovati i testirati - Koristiti alate kao što su Swagger (OpenAPI) za automatsku dokumentaciju i Postman za testiranje; • Kontinuirano vršiti monitoring i obezbijediti skalabilnost - Pratiti performanse API-ja (latencija, greške, dostupnost). 5. Unapređenja postojećih integracija i razvoj 5 (pet) novih integracija sistema Sve integracije Sistema realizovane prethodnim ugovorima o održavanju i unapređenjima potrebno je održavati i unapređivati u skladu sa korisničkim iskustvom, a nakon analiza koje će sprovesti predstavnici izabranog ponuđača i naručioca. Takođe, o svakoj od realizovanih integracija potrebno je voditi detaljnu dokumentaciju, koja sadrži: Opis svrhe integracije, Poslovni ciljevi i očekivani rezultati, Relevantni zakonski i bezbjednosni okviri, Arhitektura Sistema, Mjesta integracije (tačke povezivanja), Lista svih endpointa (GET, POST, PUT, DELETE), Parametri, struktura zahtjeva i odgovora, Autentifikacija i autorizacija, Verzije API-ja i način verzionisanja, način enkripcije, Prava pristupa i kontrole, Audit log i monitoring, Tipovi podataka (JSON, XML, CSV), Mapiranje podataka između Sistema, Pravila o duplikatima i greškama, Testni scenariji i slučajevi, Logovanje i praćenje grešaka, Plan održavanja i nadogradnje, Faze integracije (analiza, razvoj, testiranje, produkcija), Swagger/OpenAPI dokumentacija, Uputstva za korisnike (ako je potrebno) i slično. Dokumentaciju će pripremati/ažurirati izabrani ponuđač u saradnji sa timom administratora Sistema iz Ministarstva javne uprave. Takođe, potrebno je planirati i realizovati integracije informacionog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore sa 5 (pet) IS/registara/e-servisa, po izboru naručioca, a u svrhu optimizacije i automatizacije poslovnih procesa u organima državne uprave. Integracije pored razmjene dokumenata, meta podataka, statusa u kojem se nalazi određeni predmet ili dokument, mogu podrazumijevati i proširenje meta data podataka i atributa. Izabrani ponuđač će zajedno sa predstavnicima naručioca izraditi analizu zahtjeva za integraciju, koja treba da sadrži korake za optimizaciju poslovnog procesa i predlog rješenja integracije u skladu sa korisničkim zahtjevima i sistemima sa kojima je neophodno odraditi integraciju. Takođe, osnovne elemente dokumenta čine opis toka dokumentacije, mogući scenariji, proces obrade predmeta sa svim elementima koji čine predmet (dokument, prilog, meta podatak…), terminologiju, tabelarni prikaz/algoritam procesa, UAT testove i sl. 6. Predlog rješenja za uvođenje AI modula u cilju povećanja korisničkog iskustva na sistemu Izabrani ponuđač je obavezan da, na osnovu analize potreba koju dostavlja naručilac, izradi i dostavi Predlog rješenja za uvođenje AI modula u cilju unapređenja korisničkog iskustva sistema. Predlog mora obuhvatiti: • automatsku klasifikaciju dokumenata (prepoznavanje tipa akta), • semantičko indeksiranje i naprednu pretragu radi bržeg pronalaženja relevantnih dokumenata, • druge funkcionalnosti zasnovane na analizi potreba naručioca. Predlog rješenja mora da sadrži konkretne akcije, tehničke zahtjeve, kao i vremenski okvir za realizaciju. Predlog rješenja predstavlja sastavni dio aktivnosti unapređenja sistema i realizuje se u okviru ugovorenih obaveza. Sve navedene funkcionalnosti u dijelu unapređenja i proširenja sistema, nakon testiranja tima sa strane naručioca na testnoj okolini i konačne verifikacije smatraće se konačnom verzijom koja se može postaviti na produkciono okruženje. Izabrani ponuđač mora imenovati vođu projekta koji će sa njegove strane biti zadužen za upravljanje procesom unapređenja i proširenja IS - planiranje vremena potrebnog za pojedine segmente, upravljanje kvalitetom projekta, upravljanje rizicima i promjenama. Sve aktivnosti vođa projekta sa strane izabranog ponuđača mora usaglasiti sa projektnim timom sa strane naručioca, vodeći računa o budžetu i vremenu predviđenom za realizaciju projekta. Ponuđač u ponudi treba da predloži metodologiju upravljanja projektom unapređenja i proširenja optimalnu za ovaj projekat. Preporuka je naručioca da se koristi metodologija koja podrazumijeva agilni pristup u upravljanju projektom. Izabrani ponuđač i naručilac će nakon završetka svih segmenata unapređenja i proširenja sačiniti i potpisati Zapisnik o izvršenoj usluzi unapređenja I proširenja sistema. Rok za izvršenje usluge unapređenja i proširenja Sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore, u skladu sa specifikacijom je 90 dana od dana dostavljanja pisanog zahtjeva naručioca. Količina: 1 komplet 2. Održavanje informacionog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore Izabrani ponuđač je dužan da pruži funkcionalnu podršku i operativnu pomoć u radu na IS, kao i održavanje cjelokupnog IS, odnosno svih njegovih komponenti, kako postojećih tako i onih razvijenih u okviru unapređenjem sistema, u periodu od 12 mjeseci od potpisivanja ugovora o održavanju i unapređenju sistema. Za pružanje funkcionalne podrške i operativne pomoći u radu, kao i za održavanje IS i intervencije na sistemu potrebno je obezbijediti stručna lica izabranog ponuđača. Funkcionalna podrška i operativna pomoć u radu IS obuhvata sljedeće aktivnosti: - Hitne intervencije i podršku na lokaciji korisnika IS u slučaju neregularnog funkcionisanja Sistema. Izabrani ponuđač mora odrediti lica za hitne intervencije i podršku na lokaciji korisnika (24/7); - Tehničku podršku službenicima naručioca koji su angažovani na poslovima administriranja softverskog rješenja (telefonsku i e-mail podršku). Izabrani ponuđač mora odrediti lica za prihvatanje i odgovaranje na pozive odnosno mail-ove (tehničku pomoć preko telefona i Interneta) (8/5); - Tehničku podršku službenicima naručioca u vezi sa sistemskom platformom, koje treba da uključuje objašnjenja za funkcije i posebne funkcionalnosti sistema; - Osnovne i dodatne obuke administratora Sistema i ključnih korisnika iz organizacije u koju se uvodi sistem, kod prvih instalacija Sistema, kao i u slučaju promjena softvera ili promjenama u konfiguraciji sistema; - Pomoć u administraciji sistema za službenike naručioca angažovane na poslovima administracije sistema; - Podrška elektronskoj pripremi sjednica Vlade, komisija Vlade Crne Gore i Savjeta Vlade Crne Gore (online i onsite); - Podrška na lokaciji održavanja elektronskih zasijedanja (zgrada Vlade Crne Gore) za vrijeme održavanja svih elektronskih sjednica komisija Vlade (KEPiF, KPS, KKAP), elektronskih sjednica Vlade Crne Gore i elektronskih sjednica Savjeta Crne Gore. Ova podrška se sastoji od provjere ispravnosti i funkcionalnosti računarske opreme i softvera na kojima se izvršava softversko rješenje za elektronske sjednice, kao i savjetodavne usluge u sadržajnom i funkcionalnom smislu sa ciljem nesmetanog rada i korišćenja aplikativnog softvera (direktne konsultacija sa korisnicima). Podrška počinje 2 (dva) sata prije najavljenog početka zasijedanja, a završava se završetkom zasijedanja. Lica koja ispred izabranog ponuđača budu delegirana za aktivnosti u samoj zgradi Vlade Crne Gore, moraće proći odgovarajuće bezbjednosne provjere; Ponuđači su dužni da navedu i detaljno opišu načine pružanja funkcionalne podrške i operativne pomoći. Ponuđači moraju opisati kako će obezbijediti potrebni kvalitet održavanja, funkcionalne podrške i operativne pomoći, kao i kako će biti vršena kontrola kvaliteta za sve zahtijevane usluge. Održavanje informacionog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje procesom elektronskih sjednica Vlade Crne Gore (eDMS/eSV) podrazumijeva održavanje aplikativnog rješenja i održavanje sistemskih platformi. IS mora biti u punom kapacitetu funkcionalan na produkcionoj platformi, testnoj platformi, kao i na DR (Disaster Recovery) lokaciji. Izabrani ponuđač pruža osnovno i preventivno održavanje. Osnovno održavanje podrazumijeva obezbjeđenje normalnog i potpunog funkcionisanja IS u skladu sa svim njegovim funkcionalnim osobinama, otkrivanje i rješavanje eventualnih grešaka i problema u regularnom radu sistema, gdje se detaljno analizira uzrok i preduzimaju aktivnosti na otklanjanju istog, bilo da to podrazumijeva promjene u kodu, novu instalaciju sistema i sve druge neophodne aktivnosti kako bi sistem funkcopnisao u punom kapacitetu; Preventivno održavanje podrazumijeva aktivnosti koje preveniraju pojavu grešaka u funkcionisanju sistema Prilikom održavanja neophodno je obezbijediti redovno ažuriranje svih komponenti sistema na poslednje stabilne verzije, prilagođavanje IS svim eventualnim izmjenama u organizaciji rada državne uprave, prilagođavanje izmjenama svih propisa kojima se uređuje elektronska uprava (zakoni, uredbe, pravilnici, uputstva, procedure, Poslovnik Vlade Crne Gore i slično), unapređenja u okviru postojećih funkcionalnosti u skladu sa iskustvom korisnika, tehnološkim prilagođavanjima. Osnovno održavanje mora najmanje sadržati:  Obezbjeđivanje nesmetanog rada IS (24/7)  Hitne intervencije po potrebi naručioca, koje su posljedica neispravnosti u radu softverskog rješenja ili njegovih pojedinih funkcionalnih cjelina, kao i sistemskih platformi na kojima funkcioniše aplikativno rješenje (24/7)  Hitne intervencije stručnih lica izabranog ponuđača nad sistemskom platformom na zahtjev naručioca, a u slučaju zastoja u radu po prijavi zastoja, u cilju dijagnostikovanja kvara ili u slučaju da je ispoljeni problem moguće otkloniti ovakvim vidom intervencije. Sve aktivnosti realizovati bez prekida rada sistema ili njegovih elemenata, ili ako je isti neophodan sa minimalnim vremenom nedostupnosti sistema. Vrijeme odziva zavisi od vrste problema i definisano je u nastavku.  Nadzor sistema nad kojim je instaliran aplikativni softver od strane izabranog ponuđača u cilju održavanja performansi sistema i preventivnog djelovanja(8/5- obuhvata provjere statusa i ponašanja sistema, nadzor sistema (aplikacija, baza podataka...), nadzor sistemskih log fajlova, nadzor aktivnosti korisnika IS itd.  Uklanjanje svih potencijalnih rizika u funkcionisanju aplikativnog i sistemskog softvera (aktivnosti ažuriranja (updatea) sistemskog i aplikativnog softvera u skladu sa direktnim instrukcijama proizvođača sistemskog softvera na kojem je bazirano softversko rješenje; aktivnosti ažuriranja sistemskog i aplikativnog softvera (update i patching) u odnosu na rezultate periodičnog penetracionog testiranja od strane naračioca; aktivnosti izmjene koda u odnosu na detektovane ranjivosti sistema; ispravka grešaka u slučaju uočenih softverskih bug-ova; otklanjanje eventualnih uočenih grešaka i obezbjeđivanja nesmetanog rada svih modula sistema softverskog rješenja za planiranje i izvještavanje u okviru zahtijevanih funkcionalnosti, u skladu sa tehničkim propisima i standardima koji važe za ovu vrstu posla)) (8/5)  Obezbjeđivanje rješavanja mogućih problema, koji proizilaze iz regularnog funkcionisanja sistema, na tehničkom i funkcionalnom nivou (8/5)  Podrška pri planiranju i sprovođenju redovnog bekap-a svih elemenata sistema u saradnji sa naručiocem  Plan za vraćanje sistema u funkciju (system recovery) u slučaju eventualnih grešaka ili ispada sistema i restore-a sistema po potrebi;  Testiranje vraćanja sistema u funkciju sa vraćanjem bekapovanih podataka i dokumenata, periodično, u skladu sa dogovorom sa naručiocem;Softver mora biti opremljen podsistemom za automatsko pravljenje sigurnosnih kopija (backup) baze podataka i dokumenta u prethodno podešenim intervalima, na podešeni mrežni memorijski medijum.  Sistem mora biti kompatabilan sa Veritas backup softverom. Ponuđač je dužan pružiti podršku prilikom instalacije backup agenta nad sistemom, koji će omogućiti inkrementalni i full backup sistema u prethodno definisanim intervalima, na online i offline backup medij, kao i na Disaster Recovery lokaciji, koja će u slučaju elementarnih nepogoda omogućiti kontinuitet poslovanja.  Uklanjanje ranjivosti softverskih platformi (sistemskih i aplikativnih) u cilju postizanja većeg stepena sajber bezbjednosti sistema po potrebi Naručioca;  Podrška u slučaju oporavke sistema u slučaju eventualnog sajber incidenta, migriranje podataka i ponovnu instalaciju predmetnog sistema, po potrebi, na novu serversku platformu na zahtjev naručioca;  Migracija IS na nove virtualizacione platforme, po potrebi i na zahtjev naručioca u dogovorenom roku;  Instalacija SSL sertifikata na serveru predmetnog sistema, po upustvu i naručioca;  Održavanje baze podataka (8/5)  Praćenje zauzetosti resursa (8/5)  Preporuke za unapređenje rada sistema i dovođenje sistema u regularno stanje u slučaju pronalaženja neregularnosti koje bi mogle prouzrokovati probleme u radu sistema (8/5)  Podrška službenicima Ministarstva javne uprave kod planiranja i kontrole backup-a svih elemenata sistema;  Unapređenja u okviru postojećih funkcionalnosti sistema, a u skladu sa iskustvom korisnika i zahtjevom naručioca, u dogovorenom roku koji zavisi od hitnosti unapređenja;  Održavanje testnog okruženja koje će se koristiti za testiranje sprovedenih unapređenja i obuke korisnika;  Obavezu ažuriranja svih komponenti sistema na poslednju stabilnu verziju sistemskog softvera i operativnog sistema u toku trajanja ugovora o održavanju sistema;  Obuke korisnika iz Ministarstva javne uprave, GSV-a i ostalih organa uprave koji su korisnici IS;  Dokumentovanje usluga održavanja i nadogradnje, kroz mjesečne izvještaje o održavanje sistema, sa informacijama o eventualnim incidentima i preporukama za unapređenje funkcionalnosti sistema;  U slučaju kada naručilac ne dozvoli udaljeni pristup sistemu, intervencije na sistemu je potrebno pružiti on site (na lokaciji korisnika). Preventivno održavanje  Nadzor sistema nad kojim je instaliran aplikativni softver od strane izabranog ponuđača u cilju preventivnog djelovanja(8/5). Aktivnosti koje se u ovu svrhu preduzimaju su najmanje - pregled stanja sistema, pregled log fajlova, testiranje performansi sistema, analize stanja aplikativnog softvera i sistemskog softvera na predmetnoj opremi, zauzetost resursa i slično  Preporuke za unaprijeđenje rada sistema i dovođenje sistema u regularno stanje u slučaju pronalaženja neregularnosti koje bi mogle prouzrokovati probleme u radu sistema;  Dokumentovanje usluga preventivnog održavanja, koje uključuje i dostavljanje mjesečnih izvještaja o izvršenom preventivnom održavanju. Vrijeme odziva i kategorizacija problema U okviru održavanja incidenti/problemi/greške podliježu sledećoj kategorizaciji i u skladu sa tim odgovarajućim procedurama i rokovima: ─ “E-1 Problem” označava problem koji dovodi sistem u alarmantno i kritično stanje, uključujući, ali i ne ograničavajući se na to da Naručilac nije u mogućnosti da koristi sistem i problem dovodi do toga da kritični djelovi jednog ili više glavnih sistema za rad nisu upotrebljivi ili operativni; ─ “E-2 Problem” označava otežano stanje u kojem su kritični sistem Naručioca operativni, ali je rad na njima znatno otežan; ─ “E-3 Problem” označava ozbiljan problem koji odstupa od specifikacija koje su definisane ugovorom, ali ne utiče na aktivan rad Naručioca i može se privremeno zaobići problem koji stvara; ─ “E-4 Problem” predstavlja ne kritičan problem koji se može jednostavno zaobići od strane Naručioca i ne utiče na poslovanje Naručioca ni na kakav način. Procedure i rokovi za odgovor na probleme u okviru usluga održavanja su: ─ E-1 Problem – izabrani ponuđač se obavezuje da će započeti rješavanje problema u roku od jednog (1) sata od trenutka prijave problema i ukoliko se taj problem ne može riješiti sa udaljene lokacije ili putem telefonske podrške, izabrani ponuđač se obavezuje da pošalje zaposlenog na lice mjesta kako bi pristupili rješavanju problema. Ukoliko se detektuje da problem nije moguće riješiti u toku jednog radnog dana izabrani ponuđač će nastaviti sa rješavanjem problema i izvještavaće Naručioca o progresu rješavanja problema na svaka dva (2) sata. Vrijeme rješavanja je maksimalno 2 dana. Za vrijeme trajanja problema, izabrani ponuđač je dužan da ukoliko je moguće obezbijedi zaobilazno i/ili privremeno rješenje; ─ E-2 Problem - izabrani ponuđač je dužan da se javi Naručiocu na rješavanje problema u roku od jednog (1) sata od trenutka prijave problema i da riješi problem u roku od jednog (1) do pet (5) radnih dana. Ukoliko izabrani ponuđač nije u mogućnosti da riješe problem u roku od (5) pet dana mora dati predlog za riješavanje i ustanoviti novi rok za rješavanje zajedno sa naručiocem. Za vrijeme trajanja problema izabrani ponuđač je dužan da obavijesti Naručioca o progresu rješavanja problema najmanje dva puta dnevno; ─ E-3 Problem – izabrani ponuđač je dužan da se javi Naručiocu za potrebe rješavanja problema u roku od jednog (1) do dva(2) dana i da ustanove tačan problem i definišu termine rješavanja problema. U toku ovog procesa izabrani ponuđač je dužan da obavijesti Naručioca o progresu makar jednom dnevno ukoliko nije drugačije dogovoreno; ─ E-4 Problem – izabrani ponuđač je dužan da se javi Naručiocu na rješavanje problema u roku od jednog (1) do dva(2) dana i da ustanove tačan problem i definišu termine rješavanja problema, a koji ne mogu biti duži od deset (10) dana. SLA (Service legal agreement) mora biti dogovoren za dugoročnu podršku i razvoj sa odredbama o dostupnosti tokom vanrednih situacija. Na primjer, u osnovi IS mora biti dostupan non-stop (99% vremena) i nakon incidenta mora biti vraćen u funkciju za manje od 4 sata, ukoliko su svi sistemski i hardverski zahtjevi ispunjeni i ne postoji ograničenje na strani naručioca ili hardware-ske infrastrukture koje sprečava oporavak za dati vremenski period Izabrani ponuđač mora izraditi i staviti na raspolaganje sistem za praćenje prijavljivanja problema na sistemu, kroz različite kanale prijavljivanja problema, sa instrukcijama i objašnjenjima za rješavanje problema, a što će omogućiti centralno upravljanje sa više zahtjeva upućenih timu za podršku korisnicima sa strane izabranog ponuđača – ticketing system. Ovdje je potrebno razdvojiti nivoe prijave problema i to na sljedeći način: - Glavni administrator MJU i izabrani ponuđač - Glavni administrator MJU, GSV i izabrani ponuđač - Glavni administrator MJU i Administratori iz organa uprave - Administratori iz organa uprave i krajnji korisnici Dio ticketing system-a moraju biti izvještaji koje će sistem produkovati automatski u skladu sa kriterijumima (prioriteti, značaj zahtjeva, nivo hitnosti, korisnici…). U slučaju hitnih zahtjeva mora postoji mogućnost alerta. 3. Testiranje Prilikom unapređenja i proširenja sistema potrebno je koristiti testnu platformu. Nakon svake izmjene bilo koje od komponenti sistema vršiće se testiranje rješenja, po unaprijed utvrđenim scenarijima za testiranje i o tome će se pripremiti izvještaj. Verifikacija izvještaja od strane Naručioca predstavlja osnov za postavljanje nove verzije sistema na produkciono okruženje. 4. Obuke korisnika Potrebno je da izabrani ponuđač napravi detaljan Plan obuka za ključne korisnike (trenere) sistema eDMS i podsistema za eSV, za unaprijeđeni odnosno prošireni dio sistema. U zavisnosti od broja zaposlenih, kao i broja organizacionih jedinica i u skladu sa potrebama organa, obuke će se raditi samo za imenovane koordinatore (trenere). Maksimalan broj koordinatora (trenera) po jednoj instituciji je 10 (deset). Konačna verzija plana obuka će biti definisana kroz dogovor sa naručiocem. Za svaki predviđeni modul obuke treba navesti formalni opis kursa, koji mora da sadrži najmanje: Naziv kursa, Cilj kursa, Trajanje kursa, Optimalan broj polaznika kursa, Kratak sadržaj kursa. Koordinatori(treneri) moraju proći obuke po svim ulogama u sistemu. Planirati jednodnevne obuke za svaku od uloga na sistemu, što podrazumijeva jednodnevne obuke za uloge u sistemu - administrator, referent, rukovodilac i pisarnica. U ponudi mora biti jasno garantovano da predviđeni kursevi neće proizvesti dodatne troškove za naručioca. Izvještaj o evaluaciji mora biti isporučen naručiocu. Ukoliko naručilac utvrdi da je kurs bio neuspješan, ponuđač mora biti spreman da jednom ponovi kurs u drugačijoj formi, sa npr. drugim izvođačem obuke, izmjenama u sadržaju kursa i sl. Svi materijali (pisana i video uputstva, prezentacije, testovi i sl.) i drugi uslovi za izvođenje obuke, moraju biti obezbijeđeni od strane ponuđača Potrebno je unaprijed, prije početka samog kursa, pripremiti sve materijale za izvođenje obuke, za svaki kurs, i za svakakog polaznika kursa. Standardnom obukom moraju biti obuhvaćene i izmjene na softveru koje su nastale kao rezultat prilagođavanja osnovne verzije zahtjevima korisnika. Ovo se prvenstveno odnosi na krajnje korisnike, ali može uključiti i druge. Svi programi obuke moraju imati plan i program obuke, i on mora biti sastavni dio ponude. Omogućiti naručiocu da samostalno izvodi obuke. Naručilac zadržava pravo da umnoži materijale za izvođenje obuke, bez dodatnih troškova. Ponuđač mora osposobiti barem jednu salu sa odgovarajućim okruženjem za praktično izvođenje obuke. Izabrani ponuđač je dužan da obuke vrše isključivo lica navedena kao angažovano osoblje. Obuke moraju biti održane onsite, a samo u izuzetnim slučajevima online. Količina: 1 komplet DOKUMENTI 1. Tenderska dokumentacija - EDMS ESV 2026.docx https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/3291655 2. Izjava o nepostojanju sukoba interesa.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/3291656