Implementacija sistema sa funkcionalnostima eArhive, ePisarnice i eSjednice

CEJN ID

96944

Postupak

Jednostavna nabavka

Vrsta ugovora

Usluge

CPV klasifikacija

72000000IT usluge72267100IT usluge

PREDMET NABAVKE 1. JU SLUŽBENI LIST CRNE GORE - Implementacija sistema sa funkcionalnostima eArhive, ePisarnice i eSjednica CPV: 72000000, 72267100 Procijenjena vrijednost: 23500 EUR USLOVI UČEŠĆA 1. Uz ponudu se dostavlja izjava ponuđača o ispunjenosti uslova utvrđenih zahtjevom i nepostojanju sukoba interesa, potpisana od strane ovlašćenog lica ponuđača, data na Obrascu 2, preuzimanjem na posebnom aplikativnom dijelu elektronskog sistema javnih nabavki, a shodno članu 9 stav 10 Pravilnika o načinu sprovođenja jednostavnih nabavki („Službeni list Crne Gore“, br. 16/23, 20/23, 36/23, 114/23, 49/24 i 114/24 ). 2. Rok izvršenja ugovora je 60 dana od dana zaključenja ugovora. 3. Mjesto izvršenja ugovora su prostorije Javne ustanove Službeni list Crne Gore, Ulica Novaka Miloševa 10/I, Podgorica. 4. Rok plaćanja je 30 dana od dana prijema fakture, po kvalitativno-kvantitatvnom prijemu izvršenog predmetnog posla. 5. Način plaćanja je virmanski, uplatom na žiro račun Izvršioca. 6. Privredni subjekat je dužan da posjeduje uspostavljen sistem upravljanja kvalitetom : Važeći Sertifikat ISO 9001 - Dokaz o uspostavljenom sistemu upravljanja sigurnošću informacionog sistema sa dokazom o posjedovanju sistema upravljanja informacijama i dokumentacijom: - Dostaviti važeći Sertifikat ISO/IEC 27001 - Dokaz o uspostavljenom sistemu upravljanja kvalitetom. Dostaviti sertifikat o posjedovanju standarda ISO 15489. 7. Ponuđač prihvata uslov da u roku od 10 dana od dana zaključenja ugovora, u saradnji sa naručiocem, usaglasi sve tehničke karakteristike i funkcionalnosti sistema, a posebno u cilju povezivanja sa postojećim informacionim sistemima Javne ustanove Službeni list Crne Gore, kao i obezbjeđivanja kontinuiteta, interoperabilnosti i efikasnog upravljanja podacima u širem informacionom okruženju. 8. Garantni rok je 12 mjeseci od dana produkcione realizacije sistema. 9. Rok važenja ponude je 45 dana od dana otvaranja ponuda. KRITERIJUMI ZA IZBOR Partija 1: cijena 70 bodova; kvalitet 30 bodova. 1. Cijena 2. Broj realizovanih projekata jedinstvenog dokument menadžment sistema koji uključuje web, iOS i android aplikativno rješenje, koje obuhvata: praćenje kompletnog životnog toka dokumenta i organizaciju elektronske sjednice, koja uključuje i funkcionalnost elektronskog glasanje. (Napomena: Potrebno dostaviti dokaz o minimum jednom realizovanom projektu. Ukoliko se ne odgovori na zadati kriterijum dostavljenjem minimum jednog dokaza, dodijeljeni broj bodova iznosiće 0,00) TEHNIČKA SPECIFIKACIJA 1. Implementacija sistema sa funkcionalnostima eArhiva, ePisarnica i eSjednica Predmet javne nabavke je implementacija informacionog sistema koji objedinjuje funkcionalnosti elektronske pisarnice (ePisarnica), elektronske arhive (eArhiva) i sistema za održavanje elektronskih sjednica (eSjednica) Javne ustanove Službeni list Crne Gore. Cilj traženog sistema je potpuna digitalizacija procesa upravljanja dokumentima, kao i podrška za savremeno vođenje sjednica. Sistem mora imati prateće mobilne aplikacije za iOS i Android platformu, koje će biti objavljene na zvaničnim prodavnicama aplikacija (App Store i Google Play Store). Sistem treba da bude koncipiran kao jedinstveno informaciono rješenje sastavljeno od tri međusobno povezana i funkcionalno integrisana modula: 1) ePisarnica, 2) eArhiva, i 3) eSjednica (u svrhu održavanja sjednica Upravnog i Nadzornog odbora). Svaki modul funkcioniše kao samostalna cjelina, ali istovremeno obezbjeđuje potpunu interoperabilnost sa ostalim komponentama sistema. Modul 1: ePisarnica Ovaj modul obuhvata funkcionalnosti savremene elektronske pisarnice. Modul treba da omogući: • Vođenje elektronskog djelovodnog protokola ◦ evidencija prijema i otpreme dokumentacije; ◦ automatska klasifikacija i numeracija; ◦ statusno praćenje toka dokumenta. • Interni rad sa dokumentima: ◦ dodjela i preuzimanje zadataka; ◦ komentarisanje; ◦ verzionisanje. • Digitalno potpisivanje dokumenata; • Upravljanje pravima pristupa po korisničkim rolama; • Naprednu pretragu i filtriranje po sadržaju i metapodacima; • Intuitivan korisnički interfejs; • Mogućnost tehničke i funkcionalne nadogradnje; • Mobilne aplikacije za iOS i Android platforme, sa pristupom ključnim funkcionalnostima u skladu s korisničkim pravima. Modul 2: eArhiva Ovaj modul obuhvata funkcionalnosti savremene digitalne arhive sa mogućnošću javnog objavljivanja dijela arhivirane dokumentacije (publikacije Službenog lista). Modul obuhvata: • Elektronsko pohranjivanje svih dokumenata u elektronskoj formi bez obzira na izvorni format uz mogućnost upravljanja predmetnim metapodacima (pošiljalac, vrsta dokumenta, klasifikacija, datum prijema, ključne riječi itd.). • Backup i izlučivanje po rokovima čuvanja. • Digitalnu publikaciju svih štampanih izdanja Službenog lista Crne Gore koje Ustanova posjeduje u elektronskoj formi, preko web portala optimizovanog za mobilne i desktop uređaje (Objava izdanja u formi godišnjih kolekcija po zatvaranju i validaciji kalendarske godine. Izdanja iz tekuće godine ne prikazuju se javno do završetka godišnjeg ciklusa. Svako izdanje mora biti dostupno u PDF formatu sa mogućnošću pridruživanja i pretrage po metapodacima vrsta/godina/broj izdanja). • Upravljanje pravima pristupa po korisničkim ulogama. • Intuitivan korisnički interfejs. • Mogućnost tehničke i funkcionalne nadogradnje. • Mobilne aplikacije za iOS i Android platforme, sa pristupom ključnim funkcionalnostima u skladu s korisničkim pravima. Modul 3: eSjednica Ovaj modul omogućava organizaciju i vođenje elektronskih sjednica Upravnog i Nadzornog odbora. Sistem mora omogućiti: • Planiranje sjednica sa dnevnim redom, učesnicima i rokovima. • Elektronsku distribuciju materijala sa verzijama i statusima. • Elektronsko glasanje. • Prikaz rezultata glasanja u realnom vremenu. • Automatsko generisanje zapisnika i digitalno potpisivanje. • Mobilne aplikacije za iOS i Android za učešće na sjednici, pregled materijala i glasanje. • Notifikacije i podsjetnici. • Sigurnosna autentifikacija i revizija pristupa. • Automatsko arhiviranje zapisnika i odluka u eArhivi. Tehnička arhitektura i tehnologije Sistem mora biti zasnovan na višeslojnoj arhitekturi sa sledećim komponentama ili ekvivalentima: • Web frontend razvijen u Angular 14+ ili ekvivalentno • Mobilne aplikacije za iOS i Android (nativne ili kroz cross-platform framework) • Backend sistem u Spring Boot (Java) ili ASP.NET Core (C#) ili ekvivalentno • REST API pristup • Baza podataka: MySQL 8+, PostgreSQL ili ekvivalentno • In-memory keš: Redis ili ekvivalentno • Audit baza (npr. MongoDB) ili ekvivalentno • Messaging broker: RabbitMQ ili ekvivalentno • Digitalni potpis putem integracije sa kvalifikovanim CA • Web server: NGINX ili ekvivalentno • Kontejnerizacija: Docker • OS: Linux (npr. Ubuntu, CentOS) • HTTPS protokol, dvofaktorska autentifikacija, audit logovi • Usklađenost sa ISO 27001 i srodnim standardima Osnovne funkcije korisnika sistema • Dashboard sa prikazom aktivnosti, zadataka, sjednica i obavještenja: Korisniku se prikazuju sve relevantne informacije na jednom mjestu, uključujući pristigle zadatke, nadolazeće sjednice, status dokumenata i sistemske obavijesti. Dashboard se dinamički prilagođava na osnovu korisničke uloge i dozvola. • Upravljanje dokumentima: kreiranje, pregled, izmjena, potpisivanje: Modul omogućava unos, uređivanje i verzionisanje dokumenata, kao i primjenu digitalnog potpisa u skladu sa pravima korisnika. Sve izmjene se bilježe u revizionoj istoriji i vezuju za konkretnog korisnika. • Elektronske sjednice: pristup, glasanje, pregled materijala: Korisnici imaju uvid u dnevni red, materijale i status sjednice, sa mogućnošću elektronskog prisustva i glasanja. Interfejs omogućava jednostavno učešće, čak i putem mobilne aplikacije. • Administracija: upravljanje korisnicima, rolama i metapodacima: Administratori mogu definisati korisničke naloge, dodjeljivati uloge i podešavati prava pristupa prema tipu dokumenta, organizacionoj jedinici ili fazi obrade. Takođe upravljaju konfiguracijom metapodataka u sistemu. • Pretraga: po sadržaju i metapodacima: Napredna pretraga omogućava korisnicima pronalaženje dokumenata i zapisa korišćenjem ključnih riječi, filtera po godini, instituciji, vrsti akta i drugim metapodacima. Rezultati su brzo dostupni i jasno strukturirani. • Generisanje izvještaja i analitika: Sistem pruža mogućnost generisanja standardizovanih i prilagođenih izvještaja o dokumentima, sjednicama, korisničkoj aktivnosti i drugim relevantnim parametrima. Podaci su dostupni u vizuelnom i eksportabilnom formatu (PDF, Excel). Sistem sa funkcionalnostima eArhive, ePisarnice i eSjednica mora biti razvijen kao modularno, ali potpuno integrisano rješenje, sa stabilnom tehničkom arhitekturom, jasno definisanim korisničkim ulogama i podrškom za mobilne platforme. Poseban akcenat stavlja se na bezbjednost podataka, skalabilnost, dugoročnu održivost, kao i usklađenost sa važećim zakonodavnim i tehničkim standardima. Rješenje se mora instalirati i konfigurisati na postojećoj hardverskoj infrastrukturi naručioca, koja je zasnovana na VMware virtualizacionoj platformi. Ponuđač je obavezan da, po završetku implementacije: • izvrši obuku krajnjih korisnika i administratora sistema, • dostavi kompletnu tehničku i korisničku dokumentaciju. Količina: 1 Komplet DOKUMENTI 1. _Pregled_postupka_96944.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/2565427 2. Obavještenje o ishodu jednostavne nabavke.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/2582721 3. Ugovor o pružanju usluge implementacije sistema sa funkcionalnostima eArhive, ePisarnice i eSjednice.pdf https://cejn.gov.me/api/common/downloadFile/2586561

Uplate iz trezora ne možemo povezati sa ovim ugovorom: CEJN nije objavio PIB dobavljača, a uplate povezujemo po PIB-u. Zato ovdje nema iznosa ni pokrivenosti.